Hva arbeidsflaten kan inneholde
RettHMS sine arbeidsflyter kan omfatte navn og e-post for interne brukere, firmatilhørighet, ansvar og registreringer i HMS- og KS-arbeidet. SJA kan inneholde selvoppgitt navn og firma for eksterne deltakere.
Oppdragsdokumentasjon kan omfatte kontrollsvar, avvik, tiltak, bilder og vedlegg. Opplysningene som faktisk samles inn, og hvilke som er nødvendige for hvert formål, må beskrives i den ferdige erklæringen. Ikke legg helseopplysninger eller personalsaksdetaljer i åpne, ordinære beskrivelser.
Formål og ansvar må være tydelig
Den ferdige erklæringen skal skille mellom det offentlige nettstedet, konto og kundeforhold, bedriftens egne HMS-opplysninger, støttehenvendelser og eventuell AI-bruk.
For hver behandling må det oppgis hvem som har ansvar, hva opplysningene brukes til, hvilket grunnlag som benyttes, hvem som får tilgang, og hvordan spørsmål om egne opplysninger håndteres. Dette utkastet fastsetter ikke disse rollene eller grunnlagene.
AI, leverandører og behandlingssteder
AI-oppsettet som er klargjort, gjelder korte tekstoppgaver. Teksten gir ikke grunnlag for å love analyse av opplastede filer eller behandling av alle opplysninger bare i Europa.
En endelig oversikt må vise hvilke leverandører som faktisk er aktive, hvilke opplysninger de mottar, hvor behandlingen skjer og eventuelle overføringsordninger. Valgt teknologi eller en lokal test er ikke i seg selv dokumentasjon på dette.
Filkarantene og sikkerhetskopier
Ukontrollerte brukerfiler forblir private i karantene. Filskanning og ekstern backup er utsatt og skal ikke omtales som aktive, bekreftede beskyttelsestiltak.
Den ferdige erklæringen må samsvare med faktisk filbehandling, logging, tilgang og eventuell sikkerhetskopiering. Dette dokumentet lover ikke at det finnes en operativ ekstern gjenopprettingskopi.
Bevaring, avslutning og sletting
Oppsigelse av et abonnement, deaktivering av et medlem og sletting av opplysninger er forskjellige hendelser. En ferdig bevaringsplan må forklare hva som skjer med konto, arbeidsdokumentasjon, fakturaopplysninger, logger, vedlegg og eventuelle sikkerhetskopier.
Dette utkastet fastsetter ikke generelle lovfrister eller lover umiddelbar sletting. Produktets avtalte avslutningsløp må samordnes med den faktiske behandlingen og den endelige avtale- og personvernteksten.
Spørsmål om egne opplysninger
Du kan kontakte post@retthms.no hvis du har spørsmål om opplysninger i RettHMS. Beskriv kort hva henvendelsen gjelder uten å sende passord, innloggingslenker eller sensitive saksopplysninger.
Rutinen for sikker identitetskontroll, riktig mottaker og videre behandling av slike henvendelser må beskrives før erklæringen ferdigstilles.