Ordinært arbeid og særskilt tilgang
Alle aktive medarbeidere kan delta i bedriftens ordinære HMS- og KS-arbeid. Tilgangen omfatter også å opprette, revidere, dele og signere SJA. Begrensede medarbeiderroller skal ikke hindre den operative deltakelsen.
Firmaøkonomi og administrasjon er for eier og administrator. Publisering av felles rutiner, håndbok og firmamaler har egen rettighet. Sensitive saker krever separat sakstilgang; eierstatus alene gir ikke automatisk innsyn i alle slike detaljer.
Tilgang kontrolleres på serveren. Denne beskrivelsen av produktets oppbygning er ikke en bekreftelse på at hele det faktiske produksjonsmiljøet er ferdig kontrollert.
En signatur gjelder det innholdet som ble gjennomgått
En SJA-signatur er knyttet til en bestemt versjon. Endringer skal ikke gjøre en gammel signatur til en signatur på nytt innhold.
Eksterne deltakere oppgir selv navn og firma. Dette er ikke verifisert identitet eller en kvalifisert elektronisk signatur. Deltakergjennomgang, stedlig kontroll og vurderingen av om arbeidet kan starte, er egne deler av arbeidsflyten.
Ukontrollerte filer blir i privat karantene
Filskanning er utsatt og skal ikke beskrives som en aktiv, verifisert produksjonstjeneste. En ukontrollert brukerfil forblir privat i karantene og kan ikke ferdigbehandles, forhåndsvises eller eksporteres som en godkjent fil.
En opplastingskvittering betyr at en opplasting er mottatt, ikke at vedlegget er godkjent for bruk. En rapport med valgte vedlegg må vente på riktig filstatus. Manglende filkontroll skal ikke omgås for å få en rapport til å se ferdig ut.
Ekstern backup og gjenoppretting er utsatt
Ekstern backup er ikke operativt bekreftet. Lokal kode og lokale gjenopprettingsprøver er ikke dokumentasjon på at virksomhetens data er beskyttet av en aktiv ekstern sikkerhetskopi.
Europeisk backup med mål om inntil 24 timers mulig datatap er et planlagt nivå som må verifiseres i drift. Det er ikke en aktiv garanti om backup eller tid til gjenoppretting.
AI gir tekstforslag, ikke faglig godkjenning
AI-oppsettet er avgrenset til korte tekstoppgaver. Det er ikke grunnlag for å love aktiv analyse av brukerfiler eller bilder, eller verifisert behandling av alle AI-data bare i Europa.
Bedriften må kontrollere forslag før de brukes. Sensitive saksdetaljer skal ikke inngå i ordinær AI-behandling. Faktisk leverandørkonfigurasjon, behandling og kvalitet må beskrives etter det oppsettet som er kontrollert.
Velg hva som går ut av bedriften
Kunderapporten bygger på uttrykkelig valgt oppdragsinnhold. Interne kommentarer, skjermede opplysninger, personlister og signaturbilder følger ikke automatisk med.
Bedriften forhåndsviser innholdet, laster ned den ferdige PDF-en og sender den selv. Dokumentert produktfunksjon er ikke det samme som at levering er verifisert mot alle reelle produksjonstjenester.