Avvik, observasjon og nestenulykke

Arbeidstilsynet beskriver avvik som brudd på HMS-regler og forhold som avviker fra sikker drift. En nestenulykke kan gi viktig kunnskap selv om ingen ble skadet. Bedriftens kvalitetsarbeid kan i tillegg omfatte avvik fra avtalte kundekrav.

Velg en betegnelse som hjelper dere å behandle saken, og beskriv det konkrete forholdet. «En person snublet nesten ved inngangen» forteller mer enn «HMS-avvik». Skill det du observerte fra forklaringer som ennå ikke er undersøkt.

Gå gjennom saken i en tydelig rekkefølge

Etter at situasjonen er håndtert, kan denne rekkefølgen hjelpe dere med den interne oppfølgingen.

  • Beskriv hva som skjedde, hvor og når, og hva som er gjort så langt.
  • Vurder hva som fortsatt kan skje, og hvem som trenger informasjon om forholdet.
  • Undersøk årsaken sammen med dem som kjenner arbeidet. Se også på planlegging, utstyr og rutiner.
  • Velg et konkret tiltak, fordel ansvar og sett en frist som passer oppgaven.
  • Bestem hvordan og når virkningen skal undersøkes, og noter hva dere faktisk finner.
  • Vurder om rutiner, sjekklister eller risikovurderinger må endres før saken lukkes.

Fiktivt eksempel: samme hindring ved inngangen

I en tenkt renholdsbedrift melder en medarbeider at en utstyrsvogn igjen står i adkomsten ved oppstart. Ingen er skadet. Vognen blir flyttet, men i behandlingen viser det seg at en avtalt oppbevaringsplass mangler.

Ansvarlig avklarer en egnet plass med kunden og oppdaterer oppstartsrutinen. Ved de neste oppstartene kontrollerer laget om adkomsten fortsatt blir blokkert. Dersom problemet fortsetter, vurderer de tiltaket på nytt i stedet for å lukke saken fordi vognen ble flyttet én gang. Dette er et fiktivt oppfølgingseksempel.

Intern registrering erstatter ikke ulykkesvarsling

Ved arbeidsulykke med alvorlig personskade eller dødsfall skal arbeidsgiver snarest varsle politiet og Arbeidstilsynet. Følg Arbeidstilsynets gjeldende fremgangsmåte. Å lagre en sak, varsle en kollega eller sende en intern melding er ikke den myndighetsvarslingen.

Den interne registreringen kommer i tillegg til håndtering av den akutte situasjonen og aktuelle eksterne plikter. Ikke vent på et ferdig skjema i programmet for å følge nødvendig beredskap.

Vanlige fallgruver

«Ansatt var uforsiktig» kan stoppe undersøkelsen før dere har sett på arbeidsforholdene. «Informert alle» er vanskelig å evaluere hvis ingen har bestemt hva som bør være annerledes. Et fall i antall meldinger kan dessuten ha flere forklaringer enn at arbeidet er blitt bedre.

Gjør det lett å melde fra og vis hva som skjer videre. Begrens deling av helseopplysninger og personkonflikter; slike detaljer bør behandles i en egnet, skjermet flyt.

Neste steg i RettHMS

Se hvordan en ordinær avvikssak kan få beskrivelse, behandling, tiltak og kontroll av virkning i RettHMS. Den som behandler saken navngis, og avslutningen begrunnes. Sensitive saker har egen tilgang, mens vanlige operative avvik inngår i medarbeidernes HMS-/KS-arbeid.

Kilder og videre lesing