Beskriv hva dere faktisk observerte
Registrer hva som skjedde, hvor og når, og beskriv relevante forhold. Observasjoner, nestenulykker og kvalitetsavvik kan følges opp uten at dere først må bruke AI.
Fiktivt eksempel: En gangvei blir gjentatte ganger blokkert av materiell ved et oppdrag. Medarbeideren beskriver hendelsen og stedet, uten å fylle saken med unødvendige personopplysninger.
Finn årsaken og fordel oppfølgingen
Alle aktive medarbeidere kan behandle ordinære avvik. Det krever ingen egen lederrolle. Registrer vurderingen av årsak og opprett tiltak med ansvarlig og frist.
I eksemplet kan midlertidig rydding registreres som utført, mens årsaken til gjentatt blokkering fortsatt må undersøkes. Tiltakets status må ikke skjule det som ennå ikke er avklart.
Kontroller om tiltaket virker
Utført tiltak og kontrollert virkning er separate hendelser. Dokumenter hva som ble undersøkt ved oppfølgingen, og begrunn lukkingen. Saken kan gjenåpnes hvis problemet kommer tilbake.
Sensitive saker følger et eget tilgangsspor. Vanlig operativ tilgang gir ikke innsyn i alle skjermede opplysninger, og interne avviksopplysninger blir ikke automatisk kundetekst i en rapport.