Tilpass systemet til bedriften
Internkontrollforskriften §§ 4–5 plasserer ansvaret hos virksomheten og krever medvirkning. Omfanget skal passe aktivitetene, risikoen og størrelsen. Blant annet HMS-mål, ansvarsfordeling, risikovurdering, avviksrutiner og systemgjennomgang skal dokumenteres skriftlig.
Begynn med en beskrivelse av jobbene dere faktisk tar. En renholdsbedrift med skiftende kundesteder trenger andre avklaringer enn et lite verksted. Skill mellom det dere vet, det dere må undersøke, og arbeid dere foreløpig ikke skal utføre.
Bygg en oversikt som kan brukes i hverdagen
En nyttig første arbeidsøkt kan ende med en kort oversikt og noen få tydelige oppgaver. Forslaget under er en praktisk start, ikke en uttømmende liste over regelkrav.
- Beskriv virksomheten: vanlige oppgaver, arbeidssteder, utstyr og hvem som deltar.
- Finn forhold som trenger vurdering: eksempelvis arbeidsbelastning, kjemikalier, ferdsel eller samhandling.
- Avtal hvem som følger opp hvert område, og hvordan medarbeiderne melder fra.
- Skriv de rutinene folk trenger for å gjennomføre arbeidet og håndtere avvik.
- Sett neste oppfølging på konkrete tiltak og bestem når dere vurderer systemet på nytt.
Gjør ansvaret mulig å følge opp
«Alle passer på» er vanskelig å bruke når en feil står åpen. Skriv heller hvilken oppgave en navngitt person følger opp, hva vedkommende skal avklare og når resultatet skal være vurdert. Gi også medarbeiderne en enkel måte å si fra om rutinen ikke passer jobben.
Behold en forståelig sammenheng mellom problemet, beslutningen og resultatet. Det gjør det lettere å forklare hvorfor en rutine finnes, og å endre riktig del når arbeidsmåten blir annerledes.
Fiktivt eksempel: renhold på et nytt kundested
Et tenkt renholdsfirma med fire medarbeidere får et nytt kundested. Tidligere rutiner sier lite om tilgangen til lageret. I stedet for å kopiere hele håndboken går to medarbeidere og ansvarlig gjennom adkomst, utstyr og arbeidsfordeling. De registrerer det som må avklares med kunden, fordeler oppgavene og prøver den reviderte rutinen.
Etter oppstart spør de om rutinen beskriver den faktiske hverdagen. Oppdager de nye forhold, tar de dem inn i vurderingen. Eksemplet viser oppfølgingen; det er ikke en komplett HMS-plan for et renholdsoppdrag.
Vanlige fallgruver
Et stort dokumentbibliotek kan gi dårlig oversikt hvis ingen vet hva som gjelder. Kopierte rutiner kan omtale utstyr bedriften ikke har. Tiltak uten ansvarlig blir lett stående, og en publisert tekst kan bli utdatert når oppgavene endres.
Prøv å finne én gjeldende rutine sammen med dem som bruker den. Kan de forklare hva de gjør hvis forutsetningene ikke stemmer? Svaret gir et bedre utgangspunkt for forbedring enn antallet dokumenter.
Neste steg i RettHMS
Se hvordan internkontrollarbeidet kan samles i RettHMS. Start med virksomhetens fakta og én relevant risikovurdering, knytt et konkret tiltak til funnet og behold oppfølgingen sammen med de gjeldende rutinene. Bedriften vurderer og godkjenner sitt eget innhold.